Il self check-in è diventato una necessità per molte strutture extra alberghiere come Case Vacanza, B&B e Affittacamere. Con l’evoluzione tecnologica e i nuovi obblighi normativi in arrivo nel 2025, è essenziale adeguarsi a sistemi digitali di registrazione ospiti.
In questo articolo ti spieghiamo tutto quello che devi sapere: come funziona il self check-in, se è obbligatorio, e come implementarlo nella tua struttura.
Come fare il self Check-in o Check-in online
Il self check-in consente agli ospiti di entrare nella struttura senza la presenza fisica dell’host.
Ecco i passi principali:
- Identificazione online: tramite app o web, l’ospite carica i documenti.
- Verifica documenti: grazie a tecnologie come NFC e riconoscimento facciale.
- Invio dati alla Questura: la struttura registra automaticamente l’ospite.
- Accesso digitale: l’ospite riceve un codice o utilizza l’App.
Con Keyin, ad esempio, è possibile completare tutto in pochi minuti, semplicemente da smartphone.
È obbligatorio il Check-in digitale per le strutture ricettive extra alberghiere?
Ad oggi il check-in digitale non è ancora obbligatorio in tutte le regioni italiane. Tuttavia, con la normativa prevista per il 2025, molte Regioni e Comuni stanno incentivando l’adozione di sistemi che garantiscano:
- La registrazione immediata degli ospiti
- La conservazione sicura dei dati
- Il rispetto delle procedure anti-evasione e sicurezza
Inoltre, il self check-in digitale permette di evitare sanzioni per la mancata comunicazione dei dati alla pubblica sicurezza.
Obbligo Check-in ospiti 2025 per le strutture ricettive extra alberghiere
Il 18 novembre 2024 scorso è stata la data chiave: da lì sono scattate le nuove regole per le strutture extra-alberghiere e ad oggi risultano ancora in via di discussione. In particolare:
- Obbligo di comunicazione alle autorità
- Necessità di tracciare l’identità degli ospiti in modo sicuro
- Riconoscimento certo dell’identità (in presenza, NFC, biometria o video riconoscimento)
Prepararsi ora è essenziale per evitare problemi e per garantire un’esperienza fluida agli ospiti.
Come registrare gli ospiti online
Registrare online è semplice se hai gli strumenti giusti:
- Sistema di check-in digitale in app, come Keyin
- App per ospiti per la compilazione dei documenti
- Accesso smart tramite codice o smartphone
Tutto il processo può essere automatizzato, migliorando l’efficienza della struttura.
Normativa sul Self Check-in in Italia
La normativa italiana prevede già l’obbligo di comunicare i dati degli ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web.
Con l’evoluzione delle norme:
- I sistemi di riconoscimento biometrico come Keyin saranno favoriti
- Sarà necessario garantire l’autenticità dei documenti
- L’identificazione da remoto diventerà standard
Adottare un sistema compliant significa rispettare le regole ed evitare pesanti sanzioni.
Self Check-in senza reception: come funziona
Le strutture che non hanno una reception possono implementare il self check-in Keyin facilmente:
- Fase 1: l’ospite scarica l’app Keyin Guest sul suo Smartphone
- Fase 2: fa la scansione dei documenti tramite la tecnologia NFC
- Fase 3: effettua il riconoscimento facciale
- Fase 4: a verifica completata l’ospite riceve le chiavi di accesso per la sua prenotazione
In questo modo, puoi gestire più ospiti contemporaneamente, ridurre i costi e migliorare l’esperienza di soggiorno.
Il self check-in non è più solo una comodità, ma sta diventando uno standard per chi gestisce strutture extra alberghiere. Adeguarsi ora con soluzioni come Keyin significa essere pronti per offrire un servizio innovativo, sicuro e conforme alla normativa.